สำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หมายถึง สำนักงานที่มีการใช้อุปกรณ์ สำนักงาน ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีชั้นสูงในการ ปฏิบัติงาน ด้านต่าง ๆ แทนคนได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการประมวลข้อมูลข่าวสารทุกรูปแบบ โดย มีการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูล ตามที่ผู้ใช้ต้องการ โดยสำนักงานอัตโนมัตินั้นเป็นระบบงานที่ใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่เป็นเทคโนโลยีชั้นสูงมาปฏิบัติงานในสำนักงาน ซึ่งประกอบ ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และระบบงานเฉพาะด้านต่าง ๆ เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ ระบบการประชุมทางไกล เป็นต้น รวมถึงการใช้โปรแกรม สำเร็จรูปต่างๆ ซึ่งถูกออกแบบขึ้นใช้งานที่จำเป็นต้อง มีการประสานงาน และการ ติดต่อสื่อสาร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มผลผลิตของงานด้านข้อมูลที่ใช้คนทำในสำนักงาน

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

- ประหยัดพื้นที่ในการเก็บข้อมูล การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติทำให้สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากโดยอาศัยพื้นที่เพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ยังลดปริมาณการใช้กระดาษลงด้วย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- การจัดพิมพ์เอกสาร สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น - การดำเนินงานต่าง ๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น - ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว คือ การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำเนื่องจากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและถูกต้อง
- เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต ผลงานของผู้ปฏิบัติงานเพิ่มขึ้นสัมพันธ์กับชั่วโมงการทำงาน
- ทำให้ผลกำไรขององค์กรมากขึ้นอันเนื่องมาจากค่าใช้จ่ายลดลง และผลผลิตมากขึ้น
- เพิ่มความรวดเร็วในการสร้าง การคำนวณ การจัดเก็บข้อมูล และเวลาในการกระจายข่าวสาร
- ช่วยลดปัญหาในการขาดแคลนแรงงาน เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติส่งเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถของมนุษย์

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงาน แบ่งได้ดังนี้

- เทคโนโลยีสารสนเทศ

- การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

- เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีสารสนเทศ
ความหมาย คือ เครื่องมือ เครื่องใช้ กระบวนการ หรือระบบงานต่างๆ ที่ก่อให้เกิดสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้งานเป็นการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ

การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
หลักของการจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มีดังนี้ คือ

1. มีการวางแผนของการจัดการระบบข้อมูล

2. มีการออกแบบและพัฒนาระบบข้อมูล

3. ได้รับความร่วมมือจากบุคคลากรฝ่ายงานต่างๆ

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงาน
ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ

1. งานด้านการจัดการ

2. งานด้านการจัดการข่าวสาร

3. งานด้านการประชุม

4. งานด้านการสนับสนุนสำนักงาน

5. งานด้านการสนับสนุนผู้บริหาร

ที่มา http://www.geocities.com/kaewoa/oa1.html